Wann ist Individualsoftware das Richtige für euch?

(Braucht ihr ganz schnelle Infos? Dann schaut hier: FAQ Individualsoftware.)

Inhaltsverzeichnis

1. Was genau ist eigentlich Individualsoftware?

2. Individualsoftware vs. Standardsoftware — die Vor- und Nachteile der Softwarearten
- Anpassungsfähigkeit
- Innovationsgrad
- Zeit
- Beratung, Betreuung und Zusammenarbeit
- Kosten
- Eigentum an Daten und der Lösung

3 . Fazit

4. That’s all folks?

Wann ist Individualsoftware das Richtige für euch?

Je nach Anwendungsfall finden sich viele gute Argumente, die für eine Standard- oder für eine Individualsoftware sprechen. Wir beobachten immer wieder die folgenden drei Fälle:

• Fall 1: Es gibt eine günstige, schnell verfügbare Standardlösung, die euren Anforderungen entspricht. Hier lohnt es sich, etwas Recherche zu betreiben und sich einen Marktüberblick zu verschaffen. Wenn für eure Zwecke etwa Shopify, Woo-Commerce, Magento oder vergleichbar günstige Branchenlösungen (auch abseits von Shops und e-Commerce) ausreichen, dann startet damit! Hier ergibt es wenig Sinn, für eventuell noch nicht erfüllte “Nice-to-have”-Anforderungen sofort großen Aufwand zu betreiben.
• Fall 2: Es gibt Standardlösungen für euren Anwendungsfall, die aber kostenintensiv (schnell mehr als 100.000 €) sind oder umfangreiche Anpassungen erfordern.
• Fall 3: Es gibt gar keine (passende) Standardlösung für eure Aufgabe.

Wenn ihr euch in Fall 2 oder 3 wiederfindet oder für euch erst einmal klären wollt, was Individualsoftware eigentlich ist, hilft euch dieser Artikel weiter.

Was genau ist eigentlich Individualsoftware?

Der Begriff Individualsoftware beschreibt Programme, die maßgeschneidert auf euren spezifischen Anwendungsfall erstellt werden. Das können zum Beispiel Mobile Apps, spezielle e-Commerce-Lösungen wie Marktplätze oder andere Web-Anwendungen sein.

Ihr möchtet analoge Prozesse digitalisieren oder digitale Prozesse optimieren, vielleicht sogar komplett neue Ideen verwirklichen? Dann lohnt es sich, über individuelle Software nachzudenken.

Im Gegensatz zu Standardsoftware sind individuelle Lösungen genauso schlank oder umfangreich, wie ihr sie braucht. Das bedeutet, ihr zahlt nicht für Features, die ihr nicht nutzt und könnt die Lösung so gestalten, dass sie eure Prozesse optimal unterstützt.
So müsst ihr weder eure Software noch eure Prozesse verbiegen und bleibt flexibel, auch wenn sich eure Anforderungen später ändern. Individualisierung gibt euch die Möglichkeit, euren MitarbeiterInnen und KundInnen Neues zu bieten und reale Probleme zu lösen. Das hilft euch außerdem dabei, euch vom Wettbewerb abzuheben und besonders zu bleiben, denn ihr seid deutlich schwerer kopierbar.

Das Beste an der Arbeit mit Individualsoftware? Ihr habt die volle Kontrolle darüber! Denn ihr bestimmt die Entwicklungs-Roadmap und damit auch die Prioritäten.
Wie soll eure Lösung aussehen? Welche Bestandteile braucht ihr? Welche Abläufe sollen automatisiert werden? All das könnt ihr selbst entscheiden.

Individualsoftware vs. Standardsoftware — die Vor- und Nachteile der Softwarearten

Nicht immer fällt die Entscheidung leicht, welche Lösung die bessere für den eigenen Anwendungsfall ist. Lieber auf Individualsoftware setzen und erst einmal höhere Entwicklungskosten in Kauf nehmen? Oder doch besser Standardsoftware verwenden, obwohl sie nicht richtig zum eigenen Vorhaben passt? Oder gibt es noch einen anderen Weg?

Wenn euch die Entscheidung schwer fällt, können euch die folgenden Aspekte helfen:

Anpassungsfähigkeit

Kennt ihr das? Ihr wollt die Software auf euren Workflow zuschneiden, aber am Ende bleibt euch nur die Option, das Gegenteil zu tun und eure Abläufe zu verbiegen, damit sie zur Software passen?

Standardsoftware ist häufig anpassbar (oder customisable, wie man sagt) — allerdings nur in einem begrenzten Rahmen. Und dieser Rahmen ist in der Praxis häufig kleiner, als es Marketing-Unterlagen oder VerkäuferInnen vorher suggerieren. So muss unter Umständen dann doch noch einiges individuell für euch entwickelt oder aber Kompromisse in der Umsetzung eurer Anforderungen eingegangen werden.

Wenn ihr eure Prozesse digitalisieren, optimieren oder ganz neue Ideen umsetzen wollt, ist eines entscheidend: Flexibilität. Nur wer die Möglichkeit hat, seine Software immer wieder an sich verändernde Rahmenbedingungen, neue KundInnenanforderungen und Erkenntnisse anzupassen, wird in der stetig schneller und komplexer werdenden Zeit bestehen bleiben und sich abheben können.

Individualsoftware ist also vor allem für die Unternehmen interessant, die ganz spezifische Anforderungen an ihre Softwarelösungen haben oder die sehr schnell auf neue Entwicklungen reagieren wollen oder müssen, um ihren strategischen Vorteil auszubauen.

Innovationsgrad

Möchtet ihr die Roadmap eurer Software selbst bestimmen und nicht auf teils langwierige und kaum beeinflussbare Entscheidungen eures Standardsoftware-Herstellers angewiesen sein, führt kein Weg an Individualsoftware vorbei. Denn bei Standardlösungen habt ihr keinen direkten Einfluss auf die Entwicklung neuer Features. Nur wenn ihr euch für ein individuelles Projekt entscheidet, könnt ihr aktiv bestimmen, welche neuen Funktionalitäten wann und wie gebaut werden.

Laufen eure Prozesse bisher noch überwiegend manuell ab oder habt ihr mit häufigen Wechseln zwischen Medien oder verschiedenen Systemen zu kämpfen? Dann bietet euch Individualsoftware, die eure Abläufe exakt abbildet, ein großes Automatisierungs- und Optimierungspotential. Sie gibt euch die Möglichkeit, individuelle Nutzererlebnisse zu schaffen und damit eure Kunden zu begeistern und euren MitarbeiterInnen das Leben zu erleichtern.

Zeit

Eines der besten Argumente für Standardsoftware ist häufig ihre unmittelbare Verfügbarkeit. Die Lösungen sind bereits auf dem Markt und müssen nur noch eingerichtet werden – in der Theorie. Leider sieht die Realität oft anders aus.

Weil Standardlösungen viele verschiedene Anwender adressieren müssen, sind sie häufig sehr breit aufgestellt. Diese vielen Features klingen im Entscheidungsprozess erst einmal prima – bis man die Software tatsächlich einführen möchte. Dann stellt sich heraus, dass der Großteil der Optionen nur für bestimmte Branchen, Nutzergruppen oder Anwendungsfälle wirklich brauchbar ist. Und dann muss doch einiges nachkonfiguriert werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld, denn viele Systeme sind so komplex, dass ExpertInnen nötig sind, um sie auf spezifische Anwendungsfälle anzupassen.

Bei Individualentwicklung ist das anders. Hier entsteht eure Lösung in einem eigenen Projekt. Das dauert initial meist etwas länger. Dafür ist die Lösung dann aber auch spezifisch auf euch zugeschnitten, was langfristig zu besseren Ergebnissen führt.

Um dieses Problem der anfänglich längeren Entwicklungsdauer zu lösen, haben wir die wunschlösung gegründet und unsere eigenen Code-Generatoren entwickelt. Das ist Software, die wir mit Informationen eures Projekts füttern und die daraus die Basis eurer Anwendung generiert. Dieses Verfahren verkürzt den anfänglichen Entwicklungsprozess erheblich und sorgt dafür, dass eure Lösung extrem robust und flexibel wird. Mit der gewonnenen Zeit können wir uns wiederum auf die Aspekte konzentrieren, die eure Lösung einzigartig machen und euch dabei helfen, euch von Wettbewerbern abzuheben.

Beratung, Betreuung und Zusammenarbeit

Wenn ihr euch für eine Massenmarkt-Standardsoftware (Fall 1) entscheidet, seid ihr wahrscheinlich einer von sehr vielen Kunden. In diesem Fall solltet ihr keine individuelle Betreuung oder Beratung erwarten — manchmal kann man aber zumindest Support-Pakete dazu buchen. Wenn euer Anwendungsfall nicht zu kompliziert ist, kann das vollkommen ausreichen — aber das hatten wir ja schon.

Spannender wird es bei Fall 2, also dem Szenario, in dem ihr über eine teurere Standardlösung nachdenkt, die dann per Customising für euch angepasst oder erweitert wird.
Je nach verfolgtem Ansatz der Standardsoftware-Anbieter (echte Beratung vs. Verkauf) und den Fähigkeiten eurer AnsprechpartnerInnen, wird dann mit euch gemeinsam euer Anwendungsfall mehr oder weniger intensiv analysiert. Auch wenn auf der Visitenkarte eures Gegenübers nicht unmittelbar etwas von Sales oder Vertrieb steht, sondern vielleicht eher Consultant, Business Analyst, Solution Architect o.ä., solltet ihr eines im Hinterkopf behalten: Der Job dieser Person besteht darin, eure Anforderungen zu verstehen und sie mit den vorhandenen Produktfunktionalitäten einer (oder mehrerer) Standardlösungen abzugleichen. Identifizierte Abweichungen werden später mit Hilfe von Customising gelöst. Zu ihrer Aufgabe gehört normalerweise nicht, sich euren Anwendungsfall tatsächlich lösungsoffen anzusehen und nach der für euch optimalen Gesamtlösung zu suchen.

Das muss deshalb nicht gleich in einer Vollkatastrophe enden. Wenn der Fit zwischen euren Bedürfnissen und dem Leistungsumfang der Standardsoftware-Lösung groß ist, dann kann das zu prima Ergebnissen führen.

Ihr solltet nur bedenken, dass ihr hier möglicherweise keine neutrale Beratung erhaltet. Agenturen mit mehreren Standardlösungen im Portfolio haben Verträge mit deren Herstellern und erhalten dabei unterschiedlich attraktive Konditionen. Auch die interne Verfügbarkeit von Entwicklungs-Teams soll hin und wieder die erhaltene Empfehlung beeinflussen. Also lasst euch technologische Empfehlungen gut begründen und hinterfragt die Argumentation kritisch.

Auch wenn ihr euch stattdessen für eine komplette Individualentwicklung entschieden habt (oder sie in Erwägung zieht), gibt es einige Aspekte zu beachten. Der Lösungsraum ist wesentlich größer als beim Customising von Standardlösungen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass euer Software-Partner ein genaues Bild eurer Vorstellungen bekommt und gemeinsam mit euch die bestmögliche Lösung dafür erarbeitet. Aus unserer Sicht solltet ihr darauf achten, dass beim Beratungsansatz eures Partners die folgenden vier Dimensionen abgedeckt sind:

1. Verständnis auf Seiten des Partners für eure Fachwelt und die eurer Kunden (und ggf. deren Kunden)

2. Methodisches Know How, um gemeinsam mit euch die richtige Lösung für eure individuelle Situation zu finden und eure Prozesse & Co. zu optimieren, bevor die eigentliche Programmierung startet

3. Strategisches Verständnis, ganzheitliches Denken und Business-Model-Erfahrung - damit am Ende keine Lösung herauskommt, für die niemand zahlen möchte, sondern ein Optimum für eure Kunden und euer Business

4. Technologische Exzellenz, denn um gemeinsam in der Beratungsphase den passenden Zielzustand zu finden, muss man auch wissen, wie der Lösungsraum aussieht

Wie es dann weitergeht, wenn ihr euch für einen Software-Partner entschieden habt, hängt natürlich wesentlich vom Anbieter und dem Entwicklungsaufwand ab. Meist steht euch eine durchgehende Ansprechpartnerin oder ein durchgehender Ansprechpartner zur Verfügung, die sich intern um das Management der Umsetzung kümmern. Oder ihr arbeitet direkt im Austausch mit den Entwicklungsteams im Projekt mit. Hier ähneln sich die Ansätze zwischen Individualentwicklung und Customising, was nicht weiter verwundern sollte, denn im Ablauf sind Customising-Projekte eigentlich kleine (und manchmal auch erstaunlich große) individuelle Projekte.

Wenn eure Lösung schließlich in Betrieb genommen wird, behaltet ihr üblicherweise diese AnsprechpartnerInnen, mit denen ihr Weiterentwicklungs- oder Anpassungswünsche direkt besprechen und einplanen könnt.

Sollte es später mal Probleme oder zusätzliche Wünsche geben, ist auch der Support nur einen Anruf, eine E-Mail oder ein Ticket entfernt. In der Individualentwicklung seid ihr nicht ein Kunde von tausenden — ihr bekommt daher deutlich schneller und direkter Lösungen für eure Probleme.

Kosten

Hier gibt es verschiedene Modelle, sowohl bei Standardsoftware als auch bei individuellen Lösungen. Die Preise sind bei Standardsoftware meist abhängig vom Funktionsumfang, dem Anwendungsbereich, der Anzahl der User und der Nutzungsdauer.

Es ergibt wenig Sinn, die Kosten eines Massen-Produkts wie Shopify, in dem viele Kunden gemeinsam die Entwicklungskosten tragen, mit einer für euch angepassten Standardsoftware oder individuell entwickelten Lösung zu vergleichen. Die letzten beiden Fälle bewegen sich aber durchaus in der gleichen Größenordnung. Durch wiederkehrende Lizenzgebühren und Customising-Kosten können Standardsoftware-Projekte sogar teurer werden als Individualentwicklungen.
Es bringt in beiden Fällen nichts, drumherum zu reden: Eine halbwegs individuelle Online-Plattform, ein Portal oder einen Marktplatz aufzubauen, ist immer mit einer größeren Investition verbunden.

Gerade bei einer individuellen Software-Lösung gibt es aber viele Stellschrauben, die Einfluss auf die Kosten haben. Fängt der IT-Partner eurer Wahl jedes Mal bei Null an oder benutzt er Werkzeuge, die helfen, Entwicklungszeit und -kosten zu reduzieren? Besteht die Möglichkeit, Module zu verwenden, die bestimmte Teilanwendungsfälle effizient lösen und nicht jedes Mal neu entwickelt werden müssen?

Auch Architektur und Reifegrad der verwendeten Technologie haben einen großen Einfluss auf die späteren Kosten. Wird am Anfang schnell losgebaut, um zügig an den Start zu kommen, kann das initial günstig sein. Wenn der Traffic steigt und die Lösung an ihre Grenzen stößt, folgen jedoch oft hohe Anpassungskosten. Manche technologischen Ansätze und Architekturen sind dagegen bereits auf Skalierbarkeit ausgelegt, damit genau das nicht notwendig wird.

Ihr solltet auch prüfen, ob euer Partner die Möglichkeit anbietet, mit einem kleinen Projekt zu starten, um schnell einen ersten Nutzen zu erzeugen. Muss dieses im späteren Verlauf verworfen werden oder lässt es sich nahtlos weiterentwickeln, weil genau dieser Fall mitgedacht wurde?

Wollt ihr mehr hierzu erfahren, könnt ihr auch unseren Blogartikel zum Thema "Was kostet Individualsoftware?" lesen.

Eigentum an Daten und der Lösung

Der Trend zu Software as a Service (SaaS), also dem “Mieten” von Software, die auf Servern des Anbieters liegt, hält in der Standardsoftware-Branche an. Grund dafür sind Vorteile wie die schnelle Inbetriebnahme und der reduzierte Hosting-Aufwand. SaaS-Lösungen haben allerdings einen eindeutigen Nachteil: die Datenhoheit. Hier besteht eine hohe Abhängigkeit vom Dienstleister. Und schon bei Projektbeginn muss eine klare vertragliche Regelung zur Datenübernahme und -rückgabe getroffen werden. Während der Nutzung liegen Themen wie Datensicherheit und Datenschutz dann beim Software-Anbieter.

Eine Individuallösung erlaubt euch stattdessen, weiter die volle Kontrolle über eure Daten zu behalten. Und nicht nur eure Daten gehören euch — auch die Softwarelösung als Ganzes. Das gibt euch Freiräume in der Gestaltung und Nutzung, die Standardsoftware nicht bieten kann — denn bei standardisierten Lösungen seid ihr nicht Besitzer, sondern Mieter.
Je nach Anbieter ist aber auch ein Hybrid-Szenario denkbar. Daten und Software gehören euch, euer IT-Partner betreibt sie aber für euch (auf in eurem Namen gemieteten Servern). Dann braucht ihr euch um technischen Support, Wartung, (Sicherheits-) Updates und Co. keine Sorgen machen, behaltet aber trotzdem die volle Kontrolle.

Fazit

Was die geeignete Software für euch und euren Anwendungsfall ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Standardlösungen sind prinzipiell weder besser noch schlechter als Individualsoftware. Ist euer Vorhaben relativ einfach und nah an einer verfügbaren Standardsoftware, ergibt es kaum Sinn, das Rad neu zu erfinden. Wenn ihr aber Wert auf Einzigartigkeit, Innovation und vor allem Flexibilität legt, solltet ihr prüfen, ob eine Individuallösung der bessere Weg für euch ist.

Seid ihr noch unsicher? Essentiell für eine Entscheidung sollte in jedem Fall ein ausführlicher Austausch mit Anbietern von Standardsoftware und Experten für Individualentwicklung sein.

Tipp 1: Informiert euch ergänzend zu Standardsoftware auch zu den Möglichkeiten einer Individualentwicklung für euren konkreten Fall. Unterscheidet dabei zwischen lösungsoffener Beratung und Verkaufsgespräch. Auch wenn es allein noch kein Garant für eine echte Beratung ist, so hilft ggf. ein Blick auf das Preisschild. Wer ergebnisoffen seine jahrelange Expertise mit euch teilt, wird das eher nicht “schlau für lau” machen.

Tipp 2: Seid euch der unterschiedlichen Beratungsansätze bewusst: Anbieter von Standardsoftware können eure Anforderungen nur mit den im Portfolio befindlichen Produkten abdecken, auch wenn sie nicht optimal für euren Fall geeignet sind.
Individualsoftware-Spezialisten stellen dagegen (hoffentlich!) euren Anwendungsfall in den Mittelpunkt und suchen gemeinsam mit euch nach der besten Lösung.
Achtet darauf, ob euer IT-Partner in spé in der Lage ist, sich in die Welt eurer Kunden und Prozesse hineinzuversetzen und euch als Partner auf Augenhöhe zur Seite steht.

Tipp 3: Besucht euren zukünftigen Umsetzungspartner doch einfach mal in seinen Räumlichkeiten. Vor Ort bekommt ihr leichter mit, wie das Team “tickt” und was echt und was nur “Meeting-Fassade” ist.

That’s all folks? Bleibt also nur die Wahl zwischen Standardprodukt und Individualentwicklung?

Muss ich mich als zukünftiger Online-Plattform-, Portal- oder Marktplatzbetreiber immer entscheiden, ob ich den Weg “Standardprodukt mit Grenzen” oder “flexible aber aufwendigere Individualentwicklung” gehe?

Unserer Meinung nach: nein! Genau über diese Lücke sind wir gestolpert und haben uns zum Ziel gesetzt, eine Lösung zu entwickeln, die die Effizienzvorteile eines Standardprodukts mit der Flexibilität einer Individualentwicklung verbindet.

Während sich Anbieter von Standardlösungen darauf konzentrieren, was im Customising noch angepasst oder wo sogar euer Prozess geändert werden muss, drehen wir den Spieß um. Wir schauen uns zuerst euren Anwendungsfall an und stellen ihn in den Mittelpunkt. Im Anschluss schauen wir, welche modularen Elemente wir einbinden können, um Zeit und Geld zu sparen.

Das Grundgerüst erstellen wir mit Hilfe unserer Code-Generatoren — schnell, hochqualitativ und skalierbar. Danach werden ggf. weitere Module für häufig zu lösende Aufgaben integriert. Was dann noch fehlt wird entweder manuell oder ebenfalls mit unseren Code-Generatoren ergänzt.

Herauskommt eine genau auf euch zugeschnittene und auch in der Zukunft flexible Lösung, die effizient mit eurem IT-Budget umgeht.

Wollt ihr mehr über unsere Code-Generatoren erfahren? In diesem Video zeigt Simon, wie sie funktionieren.

Noch Fragen?

Alle Klarheiten beseitigt? Wenn ihr noch Fragen habt, schreibt uns!
Und falls die Frage sein sollte: “Könnt ihr uns bei so einer Entscheidung denn unterstützen?” Trommelwirbel … Ja! Können wir. Und machen wir tatsächlich richtig gern!
Meldet euch einfach, dann suchen wir uns einen Termin für ein digitales Kennenlern-Käffchen und sprechen über das, was ihr vor habt!

Wir freuen uns auf euch!