Was kostet eigentlich Individualsoftware?

Ihr habt eine konkrete Idee für eine individuelle Online-Plattform und steht vor der Entscheidung, wie ihr sie umsetzen wollt? Individualsoftware wird nach euren Wünschen und Bedürfnissen entwickelt – anders als Standardsoftware, die zwar modifiziert werden kann, aber nie die gleiche Flexibilität erreicht. Wenn ihr noch nicht sicher seid, was Individualsoftware eigentlich ist, und ob sie der richtige Ansatz für euer Projekt ist, findet ihr weitere Erklärungen in unserem Beitrag zur Individualsoftware.

Habt ihr euch bereits für eine Individualsoftware entschieden? Dann habt ihr sicherlich Fragen zu der Kostengestaltung. Wir erklären euch, was ihr wissen müsst, um die finanzielle Kontrolle zu behalten. Im ersten Teil unserer Mini-Serie zum Thema Kosten von Individualsoftware widmen wir uns der Frage, wie Kosten eigentlich entstehen.

Teil 2: Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
Teil 3: Wie behaltet ihr die Entwicklungskosten eures Software-Projekts unter Kontrolle?

Inhaltsverzeichnis:

• Kostenfaktoren

• 1. Scoping und Konzeption

• 2. Umsetzung

• 3. Betrieb (Application Management & Support)

• 4. Weiterentwicklung

• Fazit

• Wie machen wir das bei der wunschlösung?

Kostenfaktoren

Was die Umsetzung eines Software-Projekts kostet, hängt maßgeblich von folgenden Faktoren ab:

• Welchen Umfang hat euer Projekt? Wie komplex ist es?
• Welche Qualitätsansprüche habt ihr? Braucht ihr lediglich einen Prototyp für einen Proof of Concept oder eine skalierbare Lösung für (End-)Kunden?
• Wie kompetent ist euer IT-Partner darin, eine effiziente Lösung mit euch zu erarbeiten?
• Welche (Umsetzungs-)Tools nutzt euer IT-Partner? Und viel wichtiger: Wie gut beherrscht er sie?
  
  Einige dieser Faktoren könnt ihr selbst beeinflussen und mit euren Entscheidungen dazu maßgeblich die Kosten steuern. Muss es sehr schnell gehen? Braucht ihr bestimmte, besondere Module oder soll der Preis möglichst gering sein?
  
  Neben diesen Punkten ist es wichtig, eventuell existierende Konzepte einzubeziehen. Handelt es sich um eine Start-From-Scratch-Lösung, soll nur eine bestehende Lösung angeschlossen werden, oder möchtet ihr ein altes System transformieren? Wenn bereits eine Software- oder Code-Basis vorhanden ist, werden die Projekte oft günstiger.
  
  Durch den späteren Betrieb entstehen darüber hinaus regelmäßig anfallende Kosten, in der Regel überwiegen aber zunächst die Aufwände für die Umsetzung der Software. Das alles hängt natürlich stark von eurem konkreten Vorhaben ab. Allerdings gibt es ein paar Zahlen, die euch bei der Orientierung helfen können.
  
  Als Basis für die Kalkulation wird in der Regel der Aufwand für die Umsetzung in sogenannten Personentagen genutzt. Das ist die Dauer in Arbeitstagen, die eine einzelne Person benötigen würde, um ein Arbeitspaket umzusetzen. Um euch ein Gefühl zu geben: In Deutschland kostet ein Personentag in der Software-Entwicklung aktuell meist zwischen 800 und 1.300 Euro - abhängig von verwendeter Technologie, Erfahrungslevel und Region.
  
  Über die verschiedenen Phasen der Projektumsetzung summieren sich dann diese Personentage auf. Aber welche Phasen gibt es und was ist in diesen Phasen zu beachten? Grob unterscheidet man zwischen einer Vorphase für Scoping und Konzeption, Umsetzung, Betrieb und Weiterentwicklung.

1. Scoping und Konzeption

Die Scoping- und Konzeptionsphase dient vor allem dazu, das gemeinsame Verständnis für die zu lösenden Aufgaben zu vertiefen. Das passiert in Workshops und / oder Sprints, also Zeitblöcken von wenigen Tagen bis Wochen, an denen das Team an bestimmten Unteraufgaben arbeitet.

Gemeinsam werden Ziele abgestimmt und Verantwortlichkeiten definiert. Häufig werden Konzepte geschrieben und Designs erarbeitet. Es können aber auch Prototypen entwickelt werden. In dieser Phase sollten geplante Prozesse hinterfragt und mögliche Lösungsvarianten abgewogen werden. Hier gilt es, neben eurer fachlichen Sicht auch die technische Perspektive zu betrachten und gute Kompromisse zu finden.

Ein Knackpunkt in dieser Projektphase ist häufig die Frage, wie viel Konzeption vorab nötig ist und welche Themen sich effizienter während der späteren Umsetzungsphase klären lassen. Das hängt maßgeblich davon ab, wie klar die Lösung bereits umrissen ist und welche Fragen noch offen sind. Bei den meisten größeren Projekten lohnt es sich allerdings, hier einige Wochen einzuplanen, um wichtige Richtungsentscheidungen zu treffen.

Diese Phase kann nach geleisteten Arbeitsstunden (auch als “Time & Material” bezeichnet) abgerechnet werden. Da die Größe der Arbeitspakete hier noch überschaubar ist, kann aber oft auch ein Paketpreis vereinbart werden.

#wunschTipp: Studien zeigen, dass eine der Hauptgründe für ausufernde Projektkosten ein unzureichendes Scoping (“Was machen wir wann und was machen wir nicht”) ist. Häufig ist diese Abgrenzung bereits Teil der vorvertraglichen Gespräche. Deshalb empfehlen wir euch bei der Auswahl eures IT-Partners darauf zu achten, wie gut er in der Lage ist, euch hier methodisch zu begleiten und inhaltlich als Sparringspartner zur Seite zu stehen.

2. Umsetzung

Es nutzt nichts, lange um den heißen Brei zu reden: Wenn eine Online-Plattform ein maßgeblicher Teil eures Geschäftsmodells ist, mit dem ihr euch vom Wettbewerb abheben wollt, dann erfordert die Entwicklung eine erhebliche Investition. Professionelle, komplett neu entwickelte Individualprojekte beginnen selten unter 50.000 Euro. Benötigt ihr zunächst einen Prototyp, Teillösungen (z. B. nur ein Backend) oder bringt der IT-Umsetzungspartner vorgefertigte Module mit, ist es aber auch möglich, mit geringeren Budgets zu arbeiten.

Warum ist das so? Das Budget begrenzt die Arbeitszeit, die in euer Projekt fließen kann. Mit weniger Ressourcen ist es fast nicht möglich, etwas zu entwickeln, das sich spürbar von Standardprodukten abhebt. Aber genau das ist ja der Vorteil von Individualsoftware — ihr bestimmt den Funktionsumfang selbst und könnt Dinge so bauen, wie ihr sie braucht. Sind eure Budgetgrenzen enger, solltet ihr für den Beginn erwägen, ob Standardsoftware (wie z. B. CMS-Lösungen oder einsatzfertige Shops) eine passende Alternative ist.

Braucht ihr hingegen ein komplexeres Tool, erhöhen sich die Investitionskosten entsprechend. Als Beispiel: Intern verwendete Organisationssoftware oder B2B-fokussierte Lösungen starten preislich meist bei etwa 100.000 Euro. Selten können sehr umfassende Lösungen bis in den siebenstelligen Bereich gehen. Dabei gibt es gewisse Faktoren, die den Endpreis eurer Software stark beeinflussen können, zum Beispiel Schnittstellen, Hochglanz-UIs und große Benutzerzahlen. Diesen Kostentreibern widmen wir uns in einem späteren Beitrag.

#wunschTipp: Ihr werdet immer jemanden finden, der es ‘billiger’ anbietet. Fragen, die ihr euch dann aber stellen solltet, sind z.B. bei Freelancern “Ist bei Personalausfall sichergestellt, dass eure Plattform weiterentwickelt werden kann?”. Oder bei Off- und Nearshoring “Wie gut verstehen eure Dienstleister eure Anforderungen und wie viel Betreuungsaufwand verursacht das bei euch?”.

#wunschTipp: Stabile Software benötigt Sorgfalt. Absprachen, Analysen und Tests erfordern eine gewisse Zeit. Seid hier kritisch: Wenn das Angebot zu gut klingt, könnte es versteckte Kosten oder andere Nachteile geben. Setzt euch deswegen klar definierte Zwischenziele und prüft kritisch den Fortschritt. Zeigen sich schon in frühen Projektphasen deutliche negative Abweichungen, solltet ihr euch eher zeitiger als später zu einem Exit entscheiden. Sonst wird es im Zweifel noch teurer. Fragt hier auch euer Bauchgefühl: Fühlt ihr euch bei eurem IT-Partner gut aufgehoben, auch wenn es mal Unstimmigkeiten (bzgl. Bugs, Deadlines, Aufwände etc.) gibt?

3. Betrieb (Application Management & Support)

Ist eure Software umgesetzt und einsatzbereit, fallen in der Regel regelmäßige Kosten für den Betrieb an. Diese werden meist monatlich abgerechnet und in einem entsprechenden Vertrag festgehalten. Wie sich die Kosten typischerweise zusammensetzen, erfahrt ihr im folgenden Abschnitt.

Hosting (Server-Bereitstellung & -Administration)

Online-Software läuft auf Servern, deren Betrieb Kosten verursacht. Individuelle Software erfordert dabei eine eigene Umgebung und muss daher individuell “gehostet”, also bereitgestellt, werden. Das kann entweder in einem professionellen Rechenzentrum erfolgen, oder auch “in der Cloud” – also auf verteilten Server-Strukturen von z.B. Amazon, Google oder Microsoft. Was davon am sinnvollsten für euer Projekt ist und welche Vor- und Nachteile die einzelnen Optionen bieten, würde hier den Rahmen sprengen. Bei Fragen beraten wir euch dazu aber natürlich gern.

Ebenso vielfältig wie die Optionen sind entsprechend auch die damit verbundenen Kosten. Eine Hosting-Lösung für 1 Million EndkundInnen benötigt natürlich andere Ressourcen als eine B2B-Anwendung, die deutlich weniger NutzerInnen, aber dafür speziellere Anforderungen hat.

Support

Der Support stellt sicher, dass bei technischen Fragen oder Problemen jemand für euch zur Verfügung steht und sich um euer Anliegen kümmert.

Man unterscheidet zwischen First, Second und Third Level Support. Ein First-Level-Support bearbeitet die direkten Anfragen von NutzerInnen. Der Second-Level-Support springt bei Anliegen ein, die im First Level nicht geklärt werden konnten. Tiefe technische Analysen und die Korrektur von Fehlern werden dann vom Third-Level-Support bearbeitet. Viele unserer Kunden und Partner übernehmen den First- und Second-Level-Support selbst und wenden sich nur für Third-Level-Anfragen an uns.

Support-Vereinbarungen beinhalten häufig feste Stundenkontingente, die auf einem reduzierten Entwickler-Stundensatz basieren. Je nach Bedarf und persönlichen Anforderungen (wie z.B. Erreichbarkeits- oder Reaktionszeiten) können hier ganz individuelle Regelungen getroffen werden.

Application Management (Updates, Monitoring, Backups)

Jeder kennt es von zu Hause - Rechner und Software benötigen Pflege, um sicher und stabil zu laufen. Beim Application Management kümmern sich ExpertInnen im Kern um drei Dinge:

1. eure Web-Anwendung sollte immer mit den aktuellen (Sicherheits-)Updates versorgt sein,
2. durch sogenanntes Monitoring wird der Zustand eurer Anwendung überwacht und eingegriffen, bevor Probleme für die NutzerInnen auftreten und es werden
3. nach festgelegten Routinen Backups erstellt, sodass im Ausnahmefall schnell eine Wiederherstellung möglich ist.
   
   

Wartung

Auch im Wartungsbereich sind die Kosten stark von eurer Lösung und euren Wünschen abhängig. Mit Wartung meinen wir die Aktualisierung eingesetzter Tools und Bibliotheken, die Optimierung eurer Software und die Pflege eurer Datenbanken. Es ist in jedem Fall ratsam, einen kleinen regelmäßigen Betrag für diese Themen einzuplanen, denn sie sorgen dafür, dass euer System auch langfristig stabil und performant läuft.

Lizenzkosten für Drittsystemen

Sollte euer IT-Partner Software-Komponenten wie Datenbanken, Bibliotheken etc. nutzen, die nicht Open-Source sind (also quell-offen und damit kostenlos einsetzbar), dann solltet ihr Kostenpositionen für deren Lizenzen mit einkalkulieren. Das trifft ebenfalls auf Dienste zu, die in euer System integriert sind und ggf. monatliche, einsatz- oder umsatzabhängige Kosten verursachen.

Und was kostet das alles?

Die tatsächlichen Kosten hängen von den Anforderungen eures Projektes ab. Für ein B2B-System oder ein internes Tool mit einem überschaubaren Kreis von NutzerInnen, der Support nur zu normalen Büroarbeitszeiten benötigt, könnt ihr davon ausgehen, dass ihr für Hosting-, Application Management und ein kleines Support-Paket bei ungefähr 800 bis 2.000 € pro Monat liegen werdet.

Plant ihr dagegen ein weltweit eingesetztes B2C-System mit großen Nutzerzahlen und 24-Stunden-Support, werden die Kosten für Server und ein Support-Team logischerweise deutlich höher ausfallen. Sprecht hier offen über eure Pläne und seht Vereinbarungen vor, die mit euren Bedürfnissen und erwarteten Nutzerzahlen mitwachsen können.

4. Weiterentwicklung

Ein Hauptvorteil von individueller Software gegenüber Standardsoftware ist ihre Anpassbarkeit. Sie ist die Basis für das schnelle Reagieren auf sich verändernde Kundenbedürfnisse oder für Weiterentwicklungen des eigenen Geschäftsmodells.
Es ist also eher der Normalfall, dass im Laufe eines Plattformprojekts neue Ideen und Änderungswünsche aufkommen und diese zeitnah umgesetzt werden sollen.

So etwas passiert oft in Form von kleinen On-Demand-Folgeprojekten. Sie werden entweder mit Festpreis oder Time-and-Material Abrechnung umgesetzt. Weil die Themen hier oft klarer umrissen sind, sind Festpreise leichter umsetzbar als zu Beginn eures Projekts. Ihr fragt euch, was das in der Tiefe bedeutet? Mehr zu den Pricing-Arten findet ihr im nächsten Beitrag zu den Kosten von Individualsoftware.

Fazit

Der Preis eurer Software wird beeinflusst von dem benötigten Umfang und den verwendeten Tools, von euren Qualitätsansprüchen und eurem gewählten IT-Partner.

Über die Phasen des Prozesses entstehen dabei unterschiedliche Kostenpositionen. Der Vorteil bei Individualsoftware ist, dass ihr euren Fokus selbst auf jene Bereiche legen könnt, die euch am wichtigsten erscheinen und die eure Plattform ausmachen.

Bei der Zahlung gibt es unterschiedliche Abrechnungsmodelle. Mehr zu Festpreismodellen und Time-and-Material gibt es in unserem zweiten Blog-Artikel ausder Serie.

Letztendlich sind die Investitionskosten für Individualsoftware nicht gerade gering – das macht sie aber nicht unbedingt teurer als Standardsoftware. Vor allem auf lange Sicht kann sich Individualsoftware auszahlen. Warum das so ist, haben wir in unserem Vergleich zwischen Individualsoftware und Standardsoftware bereits beleuchtet.

Wie machen wir das bei der wunschlösung?

Wir haben uns gefragt, wie wir die Entwicklung individueller Software effizienter gestalten können. Um Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Qualität unserer Produkte zu sichern, haben wir deswegen spezielle Code-Generatoren entwickelt. Diese Software vereinfacht das Schreiben von Code und liefert uns eine stabile Basis, auf der wir dann gemeinsam aufbauen können. Dadurch haben wir mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist – die Umsetzung eurer Ideen und Wünsche.

Für einige häufig benötigte Funktionen haben wir zudem einsatzfertige Module entwickelt, die wir für euer Projekt verwenden können. Das prüfen und besprechen wir dann vor Projektbeginn mit euch.

Klingt interessant und ihr wollt mehr darüber erfahren, wie sich die Kosten in eurem konkreten Anwendungsfall verhalten würden? Dann kommt einfach auf uns zu! Das geht schnell und unkompliziert über unser Kontaktformular.